Planifique una reunión mejor con Design Thinking

Por Maya Bernstein y Rae Ringel

Muchas reuniones son oportunidades perdidas, ¿ha escuchado esta afirmación? debería, según estas estadísticas sobre reuniones:

Las organizaciones celebran más de 3.000 millones de reuniones al año.

Los ejecutivos pasan entre el 40 y el 50% de su jornada laboral -o 23 horas a la semana- en reuniones. El 90% de los asistentes a reuniones admite soñar despierto en ellas.

•   El 73% reconoce que realiza otras tareas durante las reuniones.
•   El 25% de las reuniones se dedican a discutir asuntos irrelevantes.

Al mismo tiempo, el tipo adecuado de reuniones puede ser clave para hacer avanzar la agenda de un equipo u organización. ¿Cómo asegurarse de que las reuniones que organiza son productivas y no destructivas?

Aplicando el Design Thinking,  un concepto popularizado por el fundador de IDEO, David Kelly, y la Escuela de diseño de Stanford, que primero se aplicó al diseño de objetos físicos, luego a otros productos, como herramientas tecnológicas, y ahora a retos más complejos en una amplia variedad de sectores. La idea es situar al "usuario" en el centro de la experiencia, un planteamiento que también funciona con el diseño de reuniones.

Empiece por dejar de lado su propia experiencia y agenda y piense en las personas que se verán afectadas por la reunión. Desarrolle su empatía con ellos planteándose tres series de preguntas:

• ¿Quién va a estar en la sala y cuáles son sus necesidades?
• ¿Quién no estará en la sala pero se verá afectado por la reunión y cuáles son sus necesidades?
• ¿En qué cultura y entorno más amplio opera y cuáles son algunos de los retos y oportunidades generales?

Busque activamente a las personas que asistirán a la reunión, o que se verán afectadas por ella, y hable con ellas, idealmente en persona. Aunque organice reuniones periódicas con el mismo grupo de personas, estas breves entrevistas individuales pueden ayudar a generar confianza, sacar a la luz cuestiones ocultas y garantizar que los participantes se sientan más implicados.

A continuación, establece un marco para la reunión. Una vez que haya escuchado y observado atentamente, querrá sugerir un propósito general para la reunión y articular resultados claros que conecten con su consecución. Le recomendamos que se pregunte ¿Sí esta reunión tiene un éxito rotundo?, ¿qué sentirá, sabrá y hará la gente como resultado?

Incluya estos resultados deseados en el programa de la reunión, para que los participantes sepan por qué asisten y puedan valorar con usted si el tiempo ha sido productivo o no. Según nuestra experiencia, la gente rara vez dedica el tiempo suficiente a estas cosas. A menudo, las reuniones se programan sin un objetivo concreto en mente -simplemente para aprovechar el tiempo- y, como resultado, el carro suele llevar a los bueyes; la gente se reúne simplemente porque cree que debe hacerlo. Incluso -quizás especialmente- las reuniones cortas merecen un propósito claro y unos resultados deseados claramente articulados. De este modo, la gente se mantiene centrada en la tarea y siente que su tiempo está bien empleado.

El tercer paso consiste en diseñar la reunión de forma creativa. Una vez que conozcas la cuestión principal que se va a tratar y cómo podría ser exitosa, debes elaborar el programa. La gente tiende a preparar el programa en el último minuto, si es que lo hace. Comparamos el diseño y la ejecución de las reuniones con la aplicación de navegación Waze.

¿Cuál es la forma más rápida, segura y eficaz de llegar a tu destino?

• El primer paso, sumergirse entre la gente, consiste  en entender adónde hay que ir (¿a la playa?, ¿a la ciudad?, ¿a la montaña?).
• El segundo paso consiste en identificar el destino deseado: la dirección y la ubicación exactas.
• El tercer paso tiene que ver con la ruta. ¿Hay que llegar lo antes posible? ¿Hay que desviarse? ¿Cuál es la ruta más pintoresca? ¿Hay carreteras por las que ya ha pasado muchas veces y que quizá sea mejor evitar? ¿A qué hay que prestar atención, al equivalente en su equipo de los baches o los atascos de tráfico?

Por último, ponga a prueba su plan, del mismo modo que un diseñador de productos pondría un primer prototipo en manos de los usuarios. En el contexto de una reunión, podría tratarse de un borrador temario de la reunión compartido con los participantes. Sus respuestas le ayudarán a sentir más empatía, a formular nuevas preguntas, a ser aún más creativo en el diseño de la reunión y a aumentar su potencial de éxito en la reunión real.

Las personas que han aplicado este proceso de diseño a sus reuniones nos dicen que ha afectado radicalmente tanto a la eficacia de las mismas como a la actitud de la gente de sus organizaciones hacia ellas. Cada fase tiene sus ventajas. La inmersión ayuda a que la gente se sienta escuchada y garantiza que los responsables de la reunión estén conectados con los participantes. Enmarcar empuja a los responsables de la reunión a asegurarse de que hay objetivos claros para cada reunión. Imaginar conduce a una mayor creatividad y experimentación en el diseño de la reunión. Por último, la creación de prototipos -algo tan sencillo como recibir comentarios sobre el plan de unas pocas personas- hace que la gente se sienta valorada, más responsable en las reuniones y más implicada en su éxito.

Esto puede parecer oneroso para cada reunión, pero, con la práctica, puede aprender a pasar por estas etapas en menos tiempo, y descubrirá que esa pequeña inversión inicial le ahorrará mucho tiempo a largo plazo. Tendrás menos reuniones, y las que tengas serán más productivas, incluso a veces divertidas.